Asystent Obsługi Leadów AI
Automatyzacja kwalifikacji leadów i workflow sprzedaży z wykorzystaniem AI
Założenia: 50 leadów tygodniowo
Kontekst biznesowy
W wielu firmach B2B proces obsługi nowych zapytań sprzedażowych nadal wygląda podobnie: lead trafia do bazy danych lub CRM, a następnie handlowiec musi ręcznie sprawdzić dane firmy, ocenić potencjał sprzedażowy oraz przygotować się do rozmowy.
U klienta, dla którego realizowany był projekt, proces ten był częściowo manualny i obejmował m.in.:
- analizę wiadomości od potencjalnego klienta,
- sprawdzanie czy firma istnieje już w bazie kontaktów,
- ocenę potencjału sprzedażowego zapytania,
- przygotowanie notatek do CRM,
- stworzenie kontekstu do rozmowy dla konsultanta.
W efekcie zespół sprzedaży poświęcał znaczną część czasu na czynności administracyjne zamiast na bezpośredni kontakt z klientem.
Cel projektu
Celem projektu było zaprojektowanie systemu automatycznej kwalifikacji leadów, który:
- analizuje nowe zapytania klientów przy użyciu AI,
- ocenia potencjał sprzedażowy leada,
- automatycznie sprawdza duplikaty w bazie kontaktów,
- przygotowuje kontekst sprzedażowy dla handlowca,
- generuje skrypt rozmowy dla zespołu call center,
- tworzy zadania sprzedażowe w systemie CRM.
Rozwiązanie miało skrócić czas reakcji na nowe zapytania oraz zwiększyć efektywność pracy zespołu sprzedaży.
Wdrożone rozwiązanie
Asystent Obsługi Leadów AI – zautomatyzowany workflow w 6 etapów. Automatyzacje + modele językowe.
Rejestracja nowego leada
- formularza na stronie internetowej,
- kampanii marketingowej,
- integracji z innymi systemami.
Rejestracja nowego leada
- formularza na stronie internetowej,
- kampanii marketingowej,
- integracji z innymi systemami.
Automatyczna analiza leada przez AI
- ocenę potencjału sprzedażowego (lead scoring),
- identyfikację branży klienta,
- analizę intencji zakupowej,
- stworzenie podsumowania do CRM.
Automatyczna analiza leada przez AI
- ocenę potencjału sprzedażowego (lead scoring),
- identyfikację branży klienta,
- analizę intencji zakupowej,
- stworzenie podsumowania do CRM.
Wykrywanie duplikatów kontaktów
- jeśli kontakt istnieje → dane są aktualizowane,
- jeśli kontakt nie istnieje → tworzony jest nowy rekord kontaktu.
Wykrywanie duplikatów kontaktów
- jeśli kontakt istnieje → dane są aktualizowane,
- jeśli kontakt nie istnieje → tworzony jest nowy rekord kontaktu.
Generowanie kontekstu sprzedażowego
- podsumowanie leada,
- najważniejsze informacje biznesowe,
- proponowany skrypt rozmowy sprzedażowej.
Generowanie kontekstu sprzedażowego
- podsumowanie leada,
- najważniejsze informacje biznesowe,
- proponowany skrypt rozmowy sprzedażowej.
Automatyczne zadania sprzedażowe
- przypisuje priorytet leada na podstawie lead score,
- dodaje notatkę do rekordu klienta,
- przekazuje gotowy skrypt rozmowy.
Automatyczne zadania sprzedażowe
- przypisuje priorytet leada na podstawie lead score,
- dodaje notatkę do rekordu klienta,
- przekazuje gotowy skrypt rozmowy.
Dashboard monitorujący proces
- liczbę nowych leadów oraz ich jakość (lead scoring),
- czas reakcji zespołu sprzedaży,
- liczbę kontaktów przetworzonych automatycznie.
Dashboard monitorujący proces
- liczbę nowych leadów oraz ich jakość (lead scoring),
- czas reakcji zespołu sprzedaży,
- liczbę kontaktów przetworzonych automatycznie.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie systemu automatyzacji przyniosło kilka kluczowych korzyści operacyjnych.
Skrócenie czasu kwalifikacji leadów
Proces, który wcześniej wymagał ręcznej analizy przez handlowca, został skrócony do kilku sekund automatycznego przetwarzania.
Oszczędność czasu zespołu sprzedaży
Automatyzacja pozwoliła ograniczyć pracę administracyjną handlowców o około 8 godzin tygodniowo.
Szybsza reakcja na zapytania klientów
Nowe leady są natychmiast analizowane i przekazywane do zespołu sprzedaży wraz z kontekstem rozmowy.
Lepsza jakość rozmów sprzedażowych
Handlowcy otrzymują przygotowane wcześniej informacje o kliencie oraz sugestię sposobu prowadzenia rozmowy.
Technologie
Narzędzia użyte w projekcie
Make
Automatyzacja procesów i workflow
Airtable
Baza leadów i kontaktów
HubSpot
Zarządzanie kontaktami i procesem sprzedaży
OpenAI
Analiza zapytań i treści
Looker Studio
Monitorowanie procesu sprzedaży
Podsumowanie
Projekt pokazuje, jak połączenie automatyzacji procesów z modelami AI może znacząco usprawnić operacje sprzedażowe.
Dzięki wdrożeniu Asystent Obsługi Leadów AI firma uzyskała:
- szybszą obsługę zapytań,
- lepszą organizację danych w CRM,
- większą efektywność pracy zespołu sprzedaży.
Automatyzacja pozwala handlowcom skupić się na tym, co najważniejsze – rozmowie z klientem i zamykaniu sprzedaży.